La dématérialisation des documents : quels enjeux pour les entreprises ?

Mar 10, 2020 Création Société

La dématérialisation des documents : quels enjeux pour les entreprises ?

Les chefs d’entreprise sont constamment à la recherche de nouvelles idées pour accroitre le chiffre d’affaires de leurs enseignes. Dans ce contexte, un grand nombre de dirigeants s’intéressent à la dématérialisation. Contrairement à ce que l’on imagine, le « zéro papier »  ne permet pas uniquement d’augmenter la productivité, l’usage de pièces dématérialisées offre une infinité de possibilités aux sociétés. Seulement, ces dernières doivent absolument faire appel à un prestataire qualifié.

Utiliser des pièces dématérialisées : quels intérêts ?

Les outils employés par les entreprises ont beaucoup évolué au cours de ces dernières années. L’utilisation massive de logiciels et d’applications a entrainé de nombreux changements dans le fonctionnement de n’importe quelle structure. Les sociétés se reposent davantage sur leurs systèmes informatiques. À ce titre, les données ont désormais plus de valeur que des documents sous format papier. Par conséquent, privilégier les échanges à l’aide de fichiers numériques est parfaitement logique. Sans cette transition, une enseigne ne pourra pas pleinement exploiter la technologie dont elle dispose. À l’ère du big data, bon nombre d’établissements s’appuient d’ailleurs sur l’analyse des données pour orienter leurs stratégies commerciales et toucher des prospects qualifiés.

L’utilisation de pièces dématérialisées octroie également une plus grande flexibilité au travail. Le personnel sera en mesure de réaliser des tâches collaboratives dans des conditions peu ordinaires. Ainsi, un collaborateur en déplacement pourra toujours transmettre des directives à une équipe ou encore fournir l’exemple d’un contrat en cours de négociation. De cette façon, on parvient à améliorer le suivi des employés. De quoi gagner en productivité et accroitre le chiffre d’affaires de la structure.

Enfin, l’engouement général pour la facturation électronique pousse les enseignes à se lancer dans cette voie. La dématérialisation est désormais incontournable pour obtenir un payement bien plus rapidement. Depuis l’adoption de la loi Macron, aucune entreprise ne peut d’ailleurs refuser d’accepter une facture dématérialisée.

Comment amorcer la dématérialisation des documents ?

 La dématérialisation des documents de l’entreprise doit obéir à certaines règles particulières. Contrairement à ce que l’on imagine, il ne s’agit pas d’investir dans un scanner dernier cri pour ensuite obtenir une version numérique de chaque document. Les dirigeants doivent nécessairement faire appel à un prestataire compétent. Celui-ci fournira une solution de dématérialisation permettant de se conformer aux normes en vigueur. Celles-ci se portent notamment sur l’horodatage des pièces dématérialisées et prévoient également l’ajout d’une signature électronique. En recourant aux services d’un professionnel, la structure sera en mesure de produire des pièces authentifiables.

Les dirigeants peuvent tirer profit de cette technologie de plusieurs manières différentes. Pour l’heure, un grand nombre d’établissements décident de distribuer un bulletin de paie dématérialisé à chacun de leurs employés. L’utilisation de ces pièces permet de réduire les délais de traitement et même d’automatiser certaines tâches. En plus du gain de temps, les responsables pourront vérifier les entrées avec plus de facilité. Pour dénicher un spécialiste de la dématérialisation, il suffit de faire quelques recherches sur internet. Les prestataires sont nombreux à disposer de leurs propres portails web. D’ailleurs, les plus pressés pourront demander un devis en ligne.

Anna

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