Zoom sur la gestion de documents administratifs

Nov 18, 2020 Services B2B

Zoom sur la gestion de documents administratifs

Une infinité de documents existe dans une société. Cependant, leur gestion est donc cruciale. Avant de la pratiquer, il est essentiel de maîtriser ses principes. Il est également important de confier l’impression des modèles de pièces utiles à un prestataire spécialisé.

Les principes de gestion de documents administratifs

La gestion de documents administratifs est l’ensemble des techniques et des actions en rapport avec l’élaboration des systèmes réglementaires de la société. Elle regroupe donc les documents circulant dans l’entreprise depuis leurs créations jusqu’à leurs archivages ou destructions. Ce mode de management est constitué de pièces fondamentales. Tout d’abord, les objets à gérer, qui ne sont autres que les documents d’activité. Ce sont les dossiers créés, reçus et préservés à titre d’information et de preuves pour la société. Ils doivent être exploitables, fiables et authentiques. La gestion consiste à fournir la bonne information à la personne ciblée, au moment le plus opportun. Pour cela, elle nécessite des processus, des méthodologies et des règles visant à un contrôle systématique et efficace des documents. C’est-à-dire un suivi de leur réception ou création, de leur utilisation, et de leur finalité. Enfin, il faut un système qui permettra une intégration de cette gérance au niveau du secteur managérial pour assurer la conduite stratégique de ses activités.

L’archivage est la principale finalité des documents administratifs pour garder trace des informations qui y sont contenues. Pour sa réalisation, de nombreuses étapes doivent être suivies. Premièrement, il faut déterminer quels documents doivent être archivés. Pour cela, la récolte d’informations sur ceux-ci est nécessaire. Elles concernent les dates, les supports et les formes. Ensuite, il est important de connaître la durée d’utilisation de ces dossiers administratifs afin de les classer par ordre de priorité. Après cela, une phase de tri périodique est essentielle avant de procéder à l’archivage définitif. En dernier lieu, un recollement des documents d’archives est indispensable pour regrouper les fichiers similaires.

Confier la production de modèles de documents utiles à un prestataire spécialisé

De nombreuses entreprises choisissent de faire appel à une imprimerie spécialisée, comme voscarnetsliasses.com, pour la conception des documents indispensables. Elle répondra aux nécessités d’impression de cette société, surtout dans le cadre du service commercial et logistique. En effet, ce département a besoin de beaucoup de paperasses pour assurer le déroulement de ses activités. L’imprimerie fournira donc des carnets et liasses autocopiants personnalisés pour les professionnels du transport qui travaillent dans ce service. Cet agenda est l’alternative idéale pour la reproduction des papiers originaux en duplicata. Grâce aux personnalisations de l’imprimeur, les références et l’image de l’entreprise peuvent être affichées sur ce document. Ce dernier est très pratique pour la réalisation d’un bon de sortie ou de commande. Ce carnet est également utilisé pour rédiger les contrats de vente, c’est pour cela qu’il se trouve généralement sous un format A4.

Le choix du bulletin autocopiant par les imprimeries est dû aux nombreux avantages qu’il apporte pour ses utilisateurs. Pour la réalisation d’un devis, il permet de gagner du temps, car il recopiera celui-ci en plusieurs exemplaires de manière rapide. Il est aussi avantageux, car il laisse des traces dans les différentes transactions d’une firme. Que ce soit un achat et une facturation ou pour retrouver une commande.

Anna

ParAnna